Die räumliche Gestaltung - mehr als nur Einrichtung
Die Bedeutung des Wartebereichs in einer Arztpraxis wird durch die Ergebnisse der Versichertenbefragung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) deutlich: Bei 15% der Befragten betrug die Wartezeit in der Praxis länger als 30 Minuten, wobei dieser Anteil in einigen Bundesländern sogar bei 27% lag. In einigen Fällen entspricht die Wartezeit also einem Vielfachen des tatsächlichen Arztkontakts. Daher sollte die oberste Priorität bei der Gestaltung eines Wartezimmers sein, dass sich Patientinnen und Patienten dort wohlfühlen. Nur so kann während der Wartezeit Entspannung einsetzen – ein Faktor, der das folgende Patientengespräch, die Behandlung und die Patientenzufriedenheit potenziell positiv beeinflusst.
Die Auswahl von Farben, Beleuchtung und Akustik spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung einer angenehmen Atmosphäre im Wartezimmer. Helle und neutrale beruhigende Farben erzeugen eine entspannende Wirkung. Idealerweise wird die Farbauswahl und ggf. das Logo von Praxis und Website in die Wartezimmereinrichtung integriert. Dies sorgt für einen einheitlichen optischen Auftritt mit hohem Wiedererkennungswert und definiert die visuelle Identität der Praxis. Es bietet sich an, natürliches Tageslicht zu nutzen, wo immer möglich, und ergänzende Beleuchtung sollte warm und einladend sein, um eine entspannte Stimmung zu schaffen. Studien zum Einfluss von Musik in Wartezimmern liefern Hinweise auf eine angstreduzierende Wirkung. Wenn Hintergrundmusik eingesetzt wird, sollte sie leise und beruhigend sein. Bequeme, ergonomisch gestaltete Sitzgelegenheiten sollten so platziert werden, dass ausreichend Sitzmöglichkeiten vorhanden sind, ohne den Raum zu überfüllen. Durch die intelligente Einrichtung verschiedener Zonen im Wartezimmer können private Bereiche oder Abgrenzungen geschaffen werden. Hierbei sind Trennwände, Pflanzen oder durchdachte Möbelarrangements wertvolle Tools. Dies ermöglicht es den Patientinnen und Patienten, sich weniger beobachtet zu fühlen, was zu einer stressfreieren Wartezeit führt.
Saubere, ordentliche und qualitativ hochwertig eingerichtete Wartezimmer beeinflussen erheblich die Wahrnehmung der Qualität der Praxis durch die Patientinnen und Patienten. In der KBV-Versichertenbefragung wurde zudem die Barrierefreiheit besonders in den Fokus genommen: 46 % der Befragten legen Wert auf eine barrierefreie Praxis – und somit auch auf ein entsprechend konzipiertes Wartezimmer, was für 17 % sogar sehr wichtig ist. Besonders älteren Personen und Menschen mit Behinderung kann die Barrierefreiheit einen Praxisbesuch ohne fremde Hilfe ermöglichen bzw. erleichtern.
Information und Entertainment: Unterhaltsame Lösungen fürs Wartezimmer
Ein optimal gestaltetes Wartezimmer kann vielfältige und ansprechende Informationsbereiche sowie Unterhaltungselemente integrieren. Ziel ist es, die Wartezeit angenehm und abwechslungsreich zu gestalten, die Patientenzufriedenheit zu steigern und die eigene Praxis von anderen abzuheben.
Verschiedene Lesematerialien wie Zeitschriften, Zeitungen und Magazine, sowie informative Materialien zu verschiedenen Gesundheitsthemen können genutzt werden, um die Wartezeit sinnvoll zu überbrücken und gleichzeitig Patientinnen und Patienten gezielt zu informieren und aufzuklären. Um eine ausreichende Patienteninformation und -aufklärung trotz eventueller Sprachbarrieren zu gewährleisten, sollten Informationsmaterialien in verschiedenen Sprachen angeboten werden.
Die Installation von Fernsehern oder Bildschirmen im Wartezimmer bietet den Patientinnen und Patienten die Möglichkeit Nachrichten, informative Gesundheitsvideos oder Informationen über die Praxis anzusehen. Dabei ist es wichtig, die Lautstärke auf ein angemessenes Niveau einzustellen und sicherzustellen, dass die Programme oder Inhalte für ein breites Publikum geeignet sind.
Einige Praxen stellen darüber hinaus Tablets oder andere mobile Geräte zur Verfügung, auf denen besonders jüngere Patientinnen und Patienten während des Wartens Spiele spielen, E-Books lesen oder im Internet surfen können. Eine regelmäßige Reinigung und Wartung dieser Geräte ist essenziell. Zudem sollten Lademöglichkeiten für Mobiltelefone und andere Geräte sowie ein kostenloser und stabiler WLAN-Zugang bereitgestellt werden, um speziell mit Blick auf die jüngere Generation einen digitalen Mehrwert für die Praxis zu bieten.
Datenschutz - Wahrung der Privatsphäre
Die Berücksichtigung des Datenschutzes ist bei der Gestaltung von Wartezimmern in Arztpraxen von entscheidender Bedeutung. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind strenge Maßnahmen erforderlich, um die Verarbeitung und Aufbewahrung sensibler Gesundheitsdaten zu sichern und die Privatsphäre zu wahren. Es ist ratsam, Datenschutzrichtlinien und -schilder im Wartezimmer anzubringen, um Patientinnen und Patienten über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten zu informieren. Dies sollte in mehreren Sprachen erfolgen, damit speziell die wichtige und komplexe Thematik Datenschutz allen Patientinnen und Patienten sicher vermittelt wird. Dies trägt dazu bei Vertrauen aufzubauen und die Reputation der Praxis zu stärken.
Eine sorgfältige Anordnung der Sitzplätze im Wartezimmer ist ebenfalls von Bedeutung, um vertrauliche Gespräche zwischen Patientinnen/Patienten und medizinischem Personal zu ermöglichen. Diskretionstrennwände oder separate Sitzbereiche können dazu beitragen, private Gespräche zu schützen. Falls Wartebereich und Empfang nicht räumlich getrennt sind, sollte der Empfangsbereich so gestaltet sein, dass Informationen bei der Anmeldung diskret behandelt werden können. Hierbei müssen Computerbildschirme und Unterlagen vor neugierigen Blicken geschützt werden.
Ob der namentliche Patientenaufruf bereits das Risiko einer Verletzung des Persönlichkeitsrechts birgt, wird kontrovers diskutiert. Um dieses Problem zu umgehen, empfiehlt sich die Nutzung digitaler Patientenaufrufsysteme. Diese können durch Ticketvergabe, nummerischen Aufruf oder die Vergabe von Pagern ein hohes Maß an Diskretion und Flexibilität gewährleisten.
Fazit
Die Wartezimmergestaltung in medizinischen Praxen stellt einen essenziellen Faktor für das Wohlbefinden der Patientinnen und Patienten dar. Durch die harmonische Verbindung von Entspannung, Information und Unterhaltung kann nicht nur eine angenehme Atmosphäre geschaffen, sondern auch die Wartezeit effektiv genutzt werden. Ein durchdachtes Design ermöglicht neben der Bereitstellung von relevanten Informationen auch den Abbau von Stress sowie die Förderung einer positiven Patientenerfahrung. Insgesamt kann die Wartezimmergestaltung als integraler Bestandteil der Patientenversorgung betrachtet werden, der nicht nur das physische, sondern auch das emotionale Wohlbefinden beeinflusst.
Referenzen:
- Versichertenbefragung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung 2021; zuletzt abgerufen am 11.12.2023
- Huber A, Bailey R. Designing Worthy Waiting Spaces: A Cross-Cultural Study of Waiting Room Features and Their Impact on Women's Affective States. HERD. 2023 Oct 31:19375867231204979. doi: 10.1177/19375867231204979. Epub ahead of print. PMID: 37904529; zuletzt abgerufen am 19.12.2023
- Lai JC, Amaladoss N. Music in Waiting Rooms: A Literature Review. HERD. 2022 Apr;15(2):347-354; zuletzt abgerufen am 19.12.2023
- Collins PB, Coren JS, Dinzeo TJ, Lehrman S. Improving the Waiting Room Experience. Fam Pract Manag. 2020 Jan/Feb;27(1):14-18; zuletzt abgerufen am 13.12.2023
- McDonald CE, Voutier C, Govil D, D'Souza AN, Truong D, Abo S, Remedios LJ, Granger CL. Do health service waiting areas contribute to the health literacy of consumers? A scoping review. Health Promot Int. 2023 Aug 1;38(4):daad046; zuletzt abgerufen am 20.12.2023
- praktischArzt: Arztpraxis: So gestalten Sie das optimale Wartezimmer; zuletzt abgerufen am 15.12.2023
- Kaleem T, Miller D, Waddle MR, Yanez M, Gianforti B, Buskirk S. Implementation of patient pagers in radiation oncology waiting rooms for patient privacy and satisfaction. BMC Res Notes. 2018 Jan 22;11(1):59; zuletzt abgerufen am 14.12.2023
